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Les techniques de rédaction

 

Rédigez pour le lecteur

Pour qu’un document atteigne son objectif, il doit forcément tenir compte de son destinataire. Souvenez-vous que rapidité et efficacité sont les exigences du lecteur, en situation professionnelle. Mais, n’oubliez pas non plus que ce même lecteur, très occupé, sera sensible à ce qui le touche. Veillez donc à vous interroger à son sujet. Demandez-vous quelles sont ses motivations, ses contraintes ; prenez en compte son comportement ; analysez son environnement et le contexte dans lequel vous lui écrivez. Vous parviendrez ainsi à susciter son intérêt.  Facilitez-lui la tâche et votre écrit produira l’impact souhaité.

Adoptez un plan pertinent

Le plan permet d’exprimer de manière cohérente la pensée, de structurer les idées essentielles selon un ordre logique. Dès lors qu’il a été défini, le travail de rédaction devient plus facile.

Il n’existe pas de canevas  idéal  susceptible d’être appliqué en toutes circonstances. La bonne démarche est celle qui sert le mieux l’objectif fixé. Selon que le rédacteur souhaite informer, analyser, discuter ou donner son avis, il optera  pour la structure la plus pertinente. Un certain nombre de plans sont à sa disposition. Citons, par exemple, le plan chronologique,(description des faits suivant une évolution dans le temps), le plan  thématique (traitement des différents aspects d’un sujet) ou le plan  journalistique (information essentielle privilégiée en début de texte).

Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes clairs

Un paragraphe est un bloc de texte composé d’une ou de plusieurs phrases. Il contient une seule idée clé. N’hésitez pas à découper votre écrit de  manière à regrouper plusieurs notions  autour d’un même thème. Trop de rédacteurs enchaînent des phrases les unes à la suite des autres sans construction aucune! Evitez cet écueil ! Introduisez également des points de repère c’est-à-dire des mots de liaison et des formules de transition. Sautez une ligne après chaque paragraphe. Les différents  sujets évoqués, ainsi mis en valeur, frapperont davantage le lecteur et l’aideront à suivre votre raisonnement.
 

Rédigez des phrases courtes et fluides

Les phrases qui nous viennent à l’esprit de manière spontanée sont souvent longues. La syntaxe est parfois empruntée au langage parlé, plus redondant que le langage écrit. Nous avons, par exemple, tendance à abuser des pronoms relatifs « qui, que » souvent inutiles, des constructions lourdes « lorsque », « étant donné que ». La concision est l’une des qualités premières de toute rédaction. Identifiez les lourdeurs lors de la relecture de votre travail et allégez votre texte. Ayez le réflexe de couper vos phrases. Elles peuvent contenir 8, 10, 15, 20, 22 mots. Trois lignes dactylographiées (26/28 mots) constituent la limite à ne pas dépasser. Une phrase plus longue, bien structurée et ponctuée, reste une exception.

  • Exemple :

Voici une phrase construite avec un pronom relatif inutile :

M. Heureux  qui a été récemment promu directeur du site de Chartres, est invité à participer à la réunion.

Supprimez « qui » et prenez garde à la ponctuation :

M. Heureux, récemment promu directeur du site de Chartres, est invité à participer à la réunion.

 

Choisissez un vocabulaire précis, concret, positif

Ce sont les mots simples courants, concrets, connus du lecteur qui frappent le plus. Rejetez les mots à connotation négative susceptibles de  provoquer l’inquiétude ou de heurter. Mieux vaut préférer des termes courts, précis à des mots longs, abstraits ou à des expressions vagues. Chaque fois que vous êtes tenté d’employer un vocabulaire recherché ou un « jargon » professionnel, interrogez-vous sur sa pertinence. Chassez  le verbe « polysémique »  (« faire », « avoir ») et traquez les répétitions. Le dictionnaire des synonymes, outil précieux, vous aidera à enrichir votre lexique.

  • Exemple

Indiquez une date, un délai au lieu d’utiliser une expression de temps imprécise.
 
 Ecrivez  « Ces bandes dessinées vous parviendront sous 48 heures ».

plutôt que « Ces bandes dessinées vous parviendront très rapidement ».

 

Corrigez la langue française

Il nous arrive de « trébucher » sur une tournure, une graphie, une concordance des temps. « Faut-il utiliser le subjonctif ou l’indicatif après tel verbe ? » s’interroge-t-on. Il est vrai que les nuances  de la langue française peuvent dérouter. Pour nous assister, les manuels de grammaire, les dictionnaires, les sites Internet fiables sont d’un grand secours. Ne négligeons pas la révision de certaines règles (l’accord du participe passé, par exemple) ; elle s’avère, pour beaucoup d’entre nous, indispensable. Employons-nous aussi à  supprimer de notre langage les impropriétés (paronymes, barbarismes, pléonasmes…) ainsi que les constructions verbales incorrectes : elles sont fréquentes dans les écrits professionnels.

  • Exemple 

Soyez attentifs aux participes passés, présent ou aux compléments en début de phrase.

Ecrivez : « Intéressés par vos produits, nous vous prions de nous faire parvenir votre catalogue ».

au lieu de :

Intéressés par vos produits, veuillez nous faire parvenir votre catalogue.

Les deux parties de la phrase doivent avoir le même sujet. Or, ce n’est pas le cas ci-dessus : le rédacteur (nous) est intéressé par le produit  et le lecteur (vous) est sollicité pour envoyer le catalogue.

Règle de grammaire : l’élément en apposition se rapporte toujours au sujet du verbe conjugué de la phrase.

 

Nuancez votre expression

Pour faire passer un message, il est nécessaire de s’exprimer avec « finesse ». Il vous faudra, selon les cas,  réagir avec souplesse, manifester votre compréhension, laisser deviner votre colère ou montrer de la  rigueur et de la fermeté… L’incapacité  à trouver « le ton juste » est une difficulté souvent exprimée par les stagiaires en formation de communication écrite. Vous devez donner une réponse négative ? N’annoncez pas votre refus sans chercher à atténuer votre propos.  Efforcez-vous de trouver l’expression appropriée susceptible de ne pas blesser votre destinataire. Amenez-le à comprendre vos exigences et les raisons de votre décision. Certains procédés permettent de traduire votre pensée avec tact et empathie.

  •  Exemple 

Vous souhaitez refuser d’accéder à une demande urgente de la part d’un client.

Impliquez le lecteur grâce à l’emploi de la 2ème personne du pluriel ; présentez ensuite vos contraintes de manière positive.

Vous comprendrez qu’il nous est difficile de modifier notre planning de production. Tout changement aurait un impact sur le délai de nos livraisons en cours…

Enrichissez votre style

Le style professionnel s’appuie sur la structure de base de la langue française : sobriété, clarté, concision le caractérisent. Toutefois, veillez à ce que  votre langage ne soit pas dépouillé pour autant. Des phrases trop brèves ou  trop simples lassent ; elles peuvent, en outre,  produire un effet de froideur, de sévérité. Donnez du rythme à votre texte. Alternez des phrases de longueur différente ; rendez-les dynamiques grâce à l’emploi des verbes d’action. Ceux-ci traduisent votre pensée avec précision et  apportent vivacité et énergie à votre récit. Utilisez des techniques pour  varier la forme : vous supprimerez ainsi la monotonie engendrée par des constructions identiques. 

  • Exemple 

Introduisez un sujet impersonnel dans un paragraphe au lieu de reproduire les mêmes structures (sujet/verbe/complément).

Il s’avère que cette solution présente un grand nombre d’avantages.

Au lieu de :

Nous vous proposons cette solution qui présente un grand nombre d’avantages.

 

Ponctuez correctement

La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer le discours. Ses règles sont rigoureuses : chaque signe a une fonction précise et  peut changer considérablement le sens de la phrase. N’hésitez-pas à couper votre texte et à mettre des points. Vérifiez la position des virgules : elles sont souvent mal placées quand l’ordre de la phrase est bouleversé. Quand cela est possible, allégez une expression lourde grâce à l’emploi d’un signe adéquat. Songez, par exemple, à utiliser les « deux points » pour exprimer la cause ou la conséquence. Dans tous les cas, conformez-vous strictement aux règles d’usage : toute liberté vous dessert et nuit à la compréhension du texte.

 

Soignez la mise en page

Avant de s’attacher à lire, le lecteur perçoit le document dans sa globalité. Il faut donc qu’il ait envie de découvrir le message. Une présentation aérée facilitera l’identification de l’écrit, le repérage des points essentiels. Délimitez bien vos paragraphes et privilégiez des titres motivants. Dans les longs documents,  introduisez des éléments visuels (tableaux, schémas, graphiques, photos) : les faits concrets, chiffrés sont plus convaincants et plus parlants que du texte. Personnalisez les en-têtes et les pieds de page. Veillez au choix des couleurs, au nombre de polices et à la taille des caractères. Vous souhaitez que les yeux de votre lecteur s’attardent sur votre écrit ? Préservez-le de toute fatigue et cherchez des astuces pour retenir son intérêt.

 
   
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